tegas.co., BUTON, SULTRA – Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (Diskop UKM) Kabupaten Buton, Sulawesi Tenggara (Sultra) melaunching aplikasi berbasis pengarsipan data sekretariat, bertempat di Aula kantor dinas setempat, Senin (12/11/2018).
Aplikasi ini merupakan inovasi yang dilakukan Sekretaris Diskop UKM Kabupaten Buton, Dra. Wa Ode Sitti Muzdalifah sebagai implementasi rancangan proyek perubahan dalam mengikuti Diklatpim III Angkatan VI tahun 2018, di Badan Pengembangan SDM Sultra.
“Judul proyek perubahan yang saya ambil disini, yaitu Optimalisasi Pengelolaan Administrasi Kepegawaian dan Kearsipan Melalui Sikat Pegawai Cerdas (Sistem Informasi Kendali Tata Kepegawaian dan arsip cepat, efektif, Respon, Dinamis, Aktual, Sistematis) pada Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten Buton,” ujar Wa Ode Sitti Muzdalifah, saat ditemui awak tegas.co, di kantornya, Senin (12/11/2018).
Dikatakannya, dalam proyek perubahan ini dirinya hanya fokus pada dua tugas pokok dan fungsi kesekretariat, yaitu tentang data kepegawaian dan pengarsipannya. Hal itu disebabkan waktu yang diberikan hanya dua bulan.
“Jadi kami hanya menyelesaikan jangka pendeknya saja. Untuk jangka menengah dan jangka panjangnya akan menyusul,” katanya.
Sebagaimana pengalamannya menjadi sekretaris, penyimpanan data kearsipan selalu menjadi masalah karena pengelolaannya secara manual, seperti tercecer sampai hilang merupakan kelemahannya. Sehingga ketika dibutuhkan, sudah tidak ada.
Untuk itu, penerapan aplikasi sebagai penyimpanan data kearsipan sekarang menjadi solusi. Mulai surat masuk dan keluar, sampai data-data kepegawaian lainnya dapat di scan untuk di save ke dalam aplikasi tersebut.
“Untuk proyek perubahan ini saya ambil data dua tahun terakhir dulu, yaitu data tahun 2017 dan 2018. Semua data-data dua tahun terakhir itu akan kita scan untuk kita simpan ke dalam aplikasi,” jelasnya.
Sehingga kata dia, jika ada kegiatan yang membutuhkan data-data, para pegawai yang lupa membawa atau tercecer tidak perlu lagi repot untuk mencari. Tinggal membuka aplikasi kemudian di print kembali. Begitu juga kalau ada yang mengurus kenaikan pangkat, tidak mesti harus membuka lemari untuk mencari arsip. Sebab di dalam aplikasi sudah ada data-datanya.
“Aplikasi yang di launching sekarang untuk sementara masih dalam bentuk offline dan hanya berlaku diinternal Diskop UKM. Pengembangan jangka panjangnya baru akan online,” tutupnya.
KONTRIBUTOR: SUPARMAN
PUBLISHER: SALAMUN SOFIAN